50歲的震旦行,2010年破天荒地出現公司成立以來第一位女性執行長林樂萍,去年她更進一步出任董事長。林樂萍快捷的腳步,帶領震旦行勇敢挑戰傳統,更帶來許多改變。一家50歲公司會有什麼危機?林樂萍說:「不改變就是最大的危機。」
向來中規中矩,連開會的簡報都要有一定的格式,在林樂萍擔任執行長後,一一打破這些規定,她不斷挑戰同仁,遵循牢不可破的傳統理由何在?如果有更有效率、更能節省成本的作法,為何不改變?
打破框架 職位高者帶頭做
林樂萍說,企業要改變,職位愈高者愈要帶頭做,因為職位愈高的人,影響力愈大,震旦行希望員工從骨子裡改變,把過去認為不可能的事,透過改變而轉變成可能。
所以林樂萍帶頭打破框架,包括開會的表格不需制式規定,合約的用印流程改為定型化契約等,可以讓員工勇敢發揮創意、透過E化縮短行政流程。不過,改變需要勇氣,跨越界線並不容易,「剛開始連開會時端出茶點,都是一大突破」。
林樂萍舉例,由於賣事務機或辦公家具,要與客戶簽約,這些合約書用印是很重要的流程,每個合約簽回來,都要一層一層用印,萬一修改內容,就算是很小的修敢,都要從頭再來簽一次。
為此林樂萍跟部屬討論,既然公司已高度e化,可把印章印在合約書內,因為客人已經決定要購買,可像定型化契約一樣,把必要的章先印在合約中,省去很多流程。萬一客戶要改變其中一條內容,就用附約的方式,把改變的內容單獨寫清楚,再讓相關的法務或稽核人員簽核即可。
調整組織 員工跟著換腦袋
林樂萍認為,做事要有方法,一個人不可能完成所有的事,一旦有新的想法要執行,就要從組織著手,組織改變,員工換了位子會換了腦袋,就會去想方法。
例如面對台灣市場飽和,台灣營收要成長,就得尋找新事業,看準3D列印及雲端事業後,林樂萍先成立兩個新事業的籌備處,一旦時機成熟就要獨立成事業部,「太早讓新事業獨立可能會陣亡,太晚又會導致鬆懈」。
另外,在選擇新事業時,林樂萍的原則是,要找還有成長性的市場,已飽和的產業就不用再做;再者是考量這個市場有無一家獨大的業者,如果有,也沒有太大的投入誘因。以3D列印及雲端事業來看,都是處於市場才剛開始階段,運用震旦行的通路優勢,可以拉大與競爭者的距離。
林樂萍說,企業的改變不會是一夕之間,大多數的改變都是漸進,包括衰退也是,如果某一單位的衰退幅度是2%,看起來不大,但當每個單位都衰退一點點,累積起來就很可觀,所以要隨時檢視、隨時改變。
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